כל משלוח מתחיל בתכנון מדויק.

סוג המטען, מספר האריזות, מידות ומשקל, כתובת האיסוף ויעד המסירה, מועד מוכנות ותאריך הגעה מבוקש. חשוב לציין גם רגישות לשבר, לטמפרטורה או דרישות טיפול מיוחדות.

הבחירה תלויה בדחיפות, בנפח ובמשקל המטען, בתקציב ובאפשרויות הזמינות במסלול. משווים חלופות על בסיס המשלוח המסוים, כולל זמני טיפול ומקטעי ההובלה הנלווים.

יש להגדיר זאת במפורש. זמן ההובלה בין נמלים או שדות תעופה אינו בהכרח זמן המשלוח הכולל. התכנון צריך להתייחס גם לאיסוף, טיפול, הליכים נדרשים וההובלה לכתובת הסופית.